Masowe wydarzenia biznesowe stanowią ważny aspekt rozwojowy. Pozwalają na dzielenie się doświadczeniami, wiedzą i nowinkami technologicznymi, a także na budowę wartościowych relacji. Niestety, nawet w najlepiej zorganizowane gale, eventy, integracyjne imprezy firmowe, konferencje czy jubileusze mogą wkraść się błędy. Warszawska agencja eventowa wie, w jaki sposób zapobiegać potencjalnym zagrożeniom, by dobrze zapowiadające się wydarzenie nie stało się dla uczestników i organizatorów złym wspomnieniem.
Plan awaryjny – zawsze warto go mieć
Dobrze zaplanowany scenariusz podczas konferencji firmowych, imprez integracyjnych czy tematycznych gali i jubileuszy to połowa sukcesu. Za drugą połowę można uznać plan awaryjny. Pogoda może nie dopisać? Przyda się zmiana przestrzeni. Awaria energetyczna? Dobrze mieć pod ręką niewielki agregat. Warto założyć najgorsze, by mieć wszystko pod kontrolą.
Źle zaaranżowana przestrzeń
Wielkość sali, w której organizujesz konferencję, integracyjny event firmowy, galę czy jubileusz powinna odpowiadać ilości gości – nie wolno pozwolić na tłok, tym bardziej, by obiekt wyglądał na pusty. To zawsze robi złe wrażenie.
Catering wedle oczekiwań
Przez żołądek do serc – to wcale nie brzmi banalnie. Dobre, świeże produkty oraz menu pasujące do charakteru imprezy oraz oczekiwań podniesie jej wartość w oczach gości.
Pamiętaj, że lokalizacja imprezy ma znaczenie
Zastanów się, czym charakteryzuje się Twoja branża i jakie idee wyznaje – gdy działacie ekologicznie, organizacja konferencji, integracyjnych eventów firmowych oraz szkoleń w centrach miast to zły pomysł. Zajmujecie się architekturą? Porzuć pomysł o gali i jubileuszu na łonie natury. Miejsce ma inspirować.
Niespodziewane wydatki – bądź na nie gotów
Firmowe imprezy integracyjne, eventy tematyczne, szkolenia, tym bardziej zaś gale i jubileusze zawsze generują dodatkowe wydatki. Warto być na nie przygotowanym podczas planowania budżetu. To zapewni ciągłość organizacyjną i satysfakcjonujący efekt końcowy.
Część rozrywkowa gorsza niż jej brak?
To możliwe. Źle dobrana do charakteru imprezy, nieodpowiadająca profilowi uczestników część rozrywkowa może zepsuć obraz konferencji, integracyjnego eventu, gali i jubileuszu. Jeśli nie masz pewności, jak ją zorganizować – zadbaj o panel dyskusyjny i atmosferę podczas przerw. To wystarczy.
Upominki nieadekwatne do wydarzenia
Przyjęło się, że gdzie integracyjne eventy firmowe, gale i jubileusze oraz konferencje, tam drobne upominki. Daj się jednak ponieść fantazji. Projektujesz instalacje do wodnych parków rozrywki? Zorganizuj gościom wejściówki do takiego miejsca. To z pewnością zrobi wrażenie.
Brak profesjonalnej obsługi
Niezależnie czy organizujesz konferencje, imprezy integracyjne, pikniki firmowe czy eventy branżowe, pamiętaj o profesjonalnej obsłudze. Dodatkowe wsparcie podczas imprezy zawsze się przydaje.
Drugie życie konferencji
Nie pozwól by Twoje wydarzenie skończyło się wraz zamknięciem drzwi. Przerzuć temat do sieci i daj mu drugie życie.
Organizacja zaproszeń
Nie zapomnij o swoich gościach. Oni też muszą mieć czas na zaplanowanie wyjazdu i potwierdzenie terminu. Nie informuj o ważnej gali czy jubileuszu na ostatnią chwilę – to zawsze źle wróży.