Określenie kosztów organizacji konferencji z góry jest jednym z największych wyzwań, przed którymi staje osoba planująca tego typu eventy. Bardzo często zdarza się bowiem, że niespodziewanie pojawiają się koszty dodatkowe, np. z uwagi na nagłą awarię sprzętu nagłaśniającego. W niniejszym tekście przedstawimy najważniejsze wydatki, na jakie musi przygotować się organizator wydarzenia, powiemy sobie nieco również o czynnikach mających wpływ na obowiązujące ceny poszczególnych usług.
Jaki jest koszt organizacji konferencji?
Przyjrzymy się bliżej wydatkom, z którymi musi się liczyć organizator. Możemy je generalnie podzielić na wydatki główne i dodatkowe.
Wydatki główne to przede wszystkim:
- koszty wynajmu sali, na której odbywać się będzie konferencja – ceny mogą się wahać tutaj w zależności od renomy obiektu od 100 do nawet tysiąca złotych za godzinę
- wynagrodzenie prelegenta i ewentualnie tłumaczów – zależnie od czasu trwania eventu, nawet kilkanaście tysięcy złotych
- opłaty z tytułu wynajmu sprzętu nagłaśniającego, rzutnika lub urządzeń umożliwiających tłumaczenie symultaniczne – wysokość opłat może być bardzo zróżnicowana, zależnie od tego jakiego sprzętu potrzebujemy, warto porównać ze sobą oferty kilku firm
- catering – zależnie od liczby posiłków i liczby dań w karcie, z pewnością trzeba się przygotować na wydatek rzędu co najmniej kilkudziesięciu złotych na osobę
- wydatki z uwagi na konieczność zapewnienia miejsc noclegowych dla osób biorących udział w evencie – jeżeli organizujemy konferencję trwającą kilka dni, będziemy musieli wynająć hotel dla uczestników, ceny noclegów zależą od standardu obiektu, jednak należy przyjąć że wydamy od 300 do 800 zł od osoby.
Jako wydatki dodatkowe należy rozumieć koszty różnego rodzaju atrakcji, np. pokazów przygotowanych dla uczestników konferencji. Może również wystąpić konieczność wydrukowania niezbędnych materiałów promocyjnych lub zakupu gadżetów reklamowych, warto więc zarezerwować na ten cel trochę środków w budżecie eventu.
Jakie czynniki wpływają na całkowity koszt zorganizowania konferencji?
W szczególności są to następujące czynniki:
-
- czas trwania i liczba uczestników eventu
- renoma i lokalizacja sali
- jakość wynajętego sprzętu
- renoma prelegentów, liczba zatrudnionych tłumaczy i pracowników technicznych
- jakość cateringu, liczba posiłków
- standard hotelu
- rodzaj atrakcji dodatkowych
Pamiętajmy, aby negocjować ceny indywidualnie z poszczególnymi firmami! Dobrą opcją może okazać się również zatrudnienie profesjonalnej agencji eventowej.